Reiskostenvergoeding is voor veel werknemers een belangrijk onderdeel van hun inkomen, en voor werkgevers een vaste post in de personeelskosten. Toch kan het voor ondernemers en HR-afdelingen soms lastig zijn om alles correct te regelen. Wie mag wat vergoeden, welke regels gelden in 2025 en hoe houd je alles overzichtelijk bij? In deze blog leggen we het stap voor stap uit.
Wat is reiskostenvergoeding precies?
Reiskostenvergoeding is een bedrag dat een werkgever aan een werknemer betaalt om de kosten van woon-werkverkeer of zakelijke reizen te dekken. Dit kan gaan om kilometers met de auto, het openbaar vervoer, fiets of zelfs een combinatie van vervoersmiddelen. De vergoeding kan volledig belastingvrij zijn, mits deze binnen de wettelijke regels blijft. In 2025 geldt dat werkgevers €0,23 per kilometer belastingvrij kunnen vergoeden voor woon-werkverkeer met de auto, zoals vastgesteld door de Belastingdienst.
Verschil tussen belastingvrije en belastbare vergoedingen
Niet alle vergoedingen zijn automatisch belastingvrij. Als een werkgever meer betaalt dan de maximale belastingvrije vergoeding of bijvoorbeeld kosten van privégebruik van een auto vergoedt, wordt het meerdere belast als loon. Voor ondernemers is het belangrijk om dit verschil goed te begrijpen, zodat er geen naheffingen ontstaan.
Hoe reiskostenvergoeding kan worden verwerkt
Reiskostenvergoeding kan op verschillende manieren worden uitgekeerd:
Los van de loonadministratie: Veel bedrijven betalen vergoedingen rechtstreeks uit, bijvoorbeeld via een aparte declaratie of via een bankoverschrijving. Dit kan handig zijn als het om incidentele of flexibele vergoedingen gaat.
Binnen de salarisadministratie: Het is ook mogelijk om reiskostenvergoeding te verwerken als onderdeel van de salarisadministratie. Dit zorgt ervoor dat alles overzichtelijk op de loonstrook staat en dat belastingvrije vergoedingen correct worden verwerkt. Let op, betaal je boven het belastingvrije bedrag? Dan moet de reiskostenvergoeding via de salarisadministratie gezien er dan loonheffing over afgedragen moet worden.
Veelvoorkomende fouten
Ondanks de duidelijke regels, zien we regelmatig fouten in de verwerking van reiskostenvergoeding:
1. Te hoge vergoedingen uitbetalen zonder loonheffing te berekenen.
2. Onjuiste kilometerregistratie of geen bewijs van gemaakte kilometers.
3. Vergoedingen uitbetalen voor woon-werkverkeer dat niet binnen de regels valt.
4. Vergeten de vergoeding correct te verwerken, zowel los als binnen de administratie.
Door duidelijke afspraken en een goede registratie te maken, kun je deze fouten voorkomen.
Tips voor ondernemers en HR
1. Maak duidelijke afspraken: Leg vast wat wordt vergoed en op welke manier, zodat zowel werknemer als werkgever weten waar ze aan toe zijn.
2. Houd administratie bij: Sla kilometerregistraties en vervoersbewijzen goed op, zelfs als de vergoeding los van het salaris wordt uitgekeerd.
3. Blijf op de hoogte van wijzigingen: De regels voor belastingvrije vergoedingen kunnen jaarlijks veranderen. Houd de updates van de Belastingdienst in de gaten.
4. Overweeg verwerking binnen de salarisadministratie: Wie veel werknemers of complexe vergoedingen heeft, kan voordeel halen uit verwerking binnen de loonadministratie. Zo weet je zeker dat alles correct wordt verwerkt en overzichtelijk blijft.
Conclusie
Reiskostenvergoeding is een belangrijk onderdeel van personeelskosten en kan zowel los van de salarisadministratie als binnen de loonadministratie worden geregeld. Door de regels te volgen, een duidelijke administratie bij te houden en eventueel een specialist in te schakelen voor de verwerking binnen de salarisadministratie, voorkom je fouten en bespaar je tijd. Zo weten je werknemers precies waar ze aan toe zijn, en kun jij je focussen op de groei van je bedrijf in plaats van ingewikkelde vergoedingsregels.
